Jak pracować efektywniej z domu?

8 prostych porad, które pomogą ci w pracy zdalnej

Stało się. Nie napijesz się kawy z firmowego ekspresu. Nie wyskoczysz na pogawędki do kuchni. Pracujesz sama. W czterech ścianach. Zdana tylko na siebie…. Tylko, że wcale nie musisz tak się czuć! Praca zdalna może być zupełnie nowym, rozwijającym doznaniem, które zwiększy produktywność twoją i twojego zespołu.

Kiedy decydujemy się na nią z wyboru, może być naprawdę wyjątkowym doznaniem. Gdy zostajemy do niej zmuszeni, walczymy i szamoczemy się, próbując dostosować domową przestrzeń do nowych warunków. 

Praca zdalna może być szczególnie trudna dla osób, które muszą połączyć obowiązki zawodowe z byciem rodzicem (kilka porad na ten temat znajdziecie w naszym poprzednim artykule).  Albo wówczas, gdy borykamy się z ograniczeniami przestrzeni. Z pewnością może też sprawiać problem osobom, które potrzebują nieustannej interakcji z innymi współpracownikami.

Bez względu w jakiej aktualnie sytuacji domowo-zawodowej jesteś i czy posiadasz „gen pracy zdalnej”, aby skutecznie pracować z domu, musisz przyswoić sobie kilka prostych zasad. Podpowiadamy jak pracować skutecznie(j) z domu.

1. Wstań i ubierz się, jakbyś wychodziła do pracy

No, może niekoniecznie w garsonkę i buty na obcasie, ale schludny strój zamiast piżamy i szlafroka, jest jak najbardziej wskazany. 

Nasz mózg uwielbia schematy. Jest niczym dziecko, które bez odpowiednich wskazówek i planu, będzie błądziło i szukało sobie innych zajęć. Daj głowie sygnał, że rozpoczyna się nowy dzień pracy. Że to nie czas na wylegiwanie się do jedenastej. Im dłużej zostaniesz w szlafroku, tym bardziej uśpisz swoją czujność. Twój mózg jeszcze gotów pomyśleć, że jesteś na wakacjach… 

Przede wszystkim rutyna. Zrób wszystko, co w twojej mocy, by dzień pracy, wyglądał tak samo, jak zawsze. Wstawaj o tej samej godzinie. Wykonuj te same czynności o poranku, co w dniach regularnej pracy. 

2. Stwórz sobie intymny kącik do działania

Aby osiągnąć stan odseparowania pracy od codziennego życia, potrzebujesz przestrzeni tylko dla siebie. Wirtualnego biurka, do którego zaprosisz tylko i wyłącznie współpracowników lub klientów po drugiej stronie ekranu. 

Sofa? Wygodny fotel? Jasne, możesz chwilę na nich popracować, ale w dłuższej perspektywie czasowej – a przecież nie wiesz ile potrwa ta sytuacja – to nie jest najlepszy pomysł. Ani dla twojej głowy, ani kręgosłupa.

Biurko – nawet w dziecięcym pokoju, przy którym piszę teraz te słowa – jest dziesięć razy lepsze, niż wypoczynkowy komplet w salonie. Niech na czas pracy będzie to tylko twoje biurko.

3. Wytłumacz aktualną sytuację domownikom

To, że wyjaśniłaś sytuację sama sobie nie znaczy, że zrozumieli ją inni domownicy. Żeby uniknąć niepotrzebnych nieporozumień, zbierz domowników i wyjaśnij im, że gdy jesteś w pracy, to chcesz się skupić tylko na niej. Czas na sprawy domowe będziesz miała wówczas, gdy minie wyznaczony okres na pracę. 

Czy zadziała? Na pewno nie za pierwszym razem. 

Z dużym prawdopodobieństwem będziesz musiała wyjaśniać to drugi i trzeci raz. Lepiej przygotuj się na taką sytuację. Zamiast reagować nerwowo i krzykiem, spróbuj wyjaśnić, że TERAZ pracujesz i zajmiesz się daną sprawą, gdy skończysz. W tej chwili prosisz o uszanowanie prywatności i zrozumienie sytuacji, w której jesteś. 

Szczególnie w przypadku dzieci, które oporne są na argumenty słowne (choć sprawdza się także z dorosłymi), dobrze może zadziałać system prostych komunikatów wizualnych na drzwiach. Przykładowo: 

  • czerwony – nie przerywać pod żadnym pozorem (sprawdza się w wideorozmowach czy wtedy, gdy potrzebujesz największego skupienia).
  • pomarańczowy – tylko wyjątkowo pilne sprawy, niecierpiące zwłoki – komunikat dla dorosłych domowników.
  • żółty – pracuję nad czymś lżejszym, co może być przerwane, gdy potrzebujesz mojej pomocy.

Pamiętaj, że dla domowników, też jest to nowa sytuacja i jej zrozumienie wymaga czasu.

4. Dbaj o wirtualne relacje ze współpracownikami

Choć relacje z domownikami są kluczowe dla twojego sukcesu, to równie ważne są relacje ze współpracownikami. Bez względu czy zakładasz wkrótce powrót do pracy stacjonarnej, czy rozważasz całkowite przejście na pracę zdalną, musisz dbać o relacje z ludźmi. 

Dobrym pomysłem jest wyznaczenie w ciągu dnia „wirtualnych” przerw na kontakt z pozostałymi członkami zespołu, w tematach innych niż tylko praca. 

Zamień kuchenne pogawędki i wspólne lunche na chwilę rozmowy online, w której nie będzie miejsca na projekty i wieczne zamartwianie się sytuacją na świecie. Rozmawiajcie o tym, o czym rozmawialibyście po weekendowej przerwie lub o nowym serialu na filmowej platformie.

Taki kick-off na początek dnia, pozwala zintegrować zespół i rozpocząć pracę z zupełnie innym, pozytywnym nastawieniem. 

5. Wypracuj procedury komunikacji

O ile w pracy biurowej dużo łatwiej wymóc na kimś konieczność skupienia się na zadaniu, o tyle w przestrzeni online, ludzie często tracą dystans. Nie każdy wie, że akurat właśnie w tej chwili siedzisz nad trudnym, wymagającym skupienia zadaniu. Wspólnie z zespołem musisz ustalić jasne zasady i rygorystycznie się ich trzymać.

  • Używacie komunikatora internetowego? Ok, ale nie po to żeby plotkować cały czas, lecz, by komunikować się w sprawach związanych ze specyfiką waszej pracy.
  • Chcesz spytać o projekt „B”? Dlaczego pytasz w przestrzeni, w której rozmawiamy tylko o projektach „C” i „D”? Trzymajmy się ustalonych zasad. 
  • Potrzebujesz spytać o coś skomplikowanego? Lepiej zadzwoń, zamiast tracić godzinę na konstruowanie maila.
  • Ustawiaj statusy na komunikatorze, umawiaj się na konkretne godziny za pomocą opcji internetowego kalendarza, dawaj znać zespołowi, gdy jesteś niedostępna w jakimś okresie w otwartej komunikacji ze względu na sytuację A, B lub C. 

 

Takie proste zasady znacznie podnoszą efektywność i pozwalają skupić się na zadaniach. 

6. Jeśli możesz, wyłącz social media i rozpraszające portale

W pracy biurowej też zdarzy się nam zajrzeć na „sociale”, czyż nie? Ale w domu, gdy nikt nie spogląda nam przez ramię, pokusa jest jeszcze większa. Tutaj to ty musisz ustawić sobie limit odświeżania ulubionych serwisów.

Jeśli z portalami społecznościowymi związana jest twoja praca, to sytuacja rozumie się sama przez się. Nie masz wyboru. Jeśli pracujesz w większości poza tą przestrzenią internetu, musisz zadbać, by zbyt często cię nie pochłaniała, bo wtedy z pracy nici. 

Jeśli obawiasz się, że media społecznościowe za bardzo mogą cię rozpraszać, traktuj je w kategorii odskoczni od wykonywanej pracy, a nie wypełniacza czasu. Wyznacz sobie chwilę, gdy sama dajesz sobie na nie przyzwolenie.

7. Nie zapominaj o ruchu i przerwach

Najlepiej pracować w określonych blokach, gdy skupiasz się tylko na jednym, konkretnym zadaniu. Kiedy skończysz wybrany blok pracy, zrób sobie małą przerwę. Daj sobie niewielką nagrodę. 

Może to być właśnie szybkie przejrzenie social mediów, wymienienie kilku ciepłych słów z członkami rodziny, zrobienie sobie ulubionej herbaty, albo – co jest zdecydowanie najlepszym wyborem – proste ćwiczenia rozciągające, sesja jogi czy praktyka mindfulness. 

W pracy biurowej nie zawsze masz okazję do takich działań, w domu owszem. Wykorzystaj ten czas również w ten sposób, a zobaczysz, że praca zdalna może być naprawdę przyjemna.

Wyznacz wyraźne granice w ciągu dnia, w których pracujesz. 

Kiedy kończysz pracę, kończ ją na dobre. Nie zaglądaj z powrotem do firmowego laptopa, gdy dzieci pójdą spać. Wykorzystaj czas po pracy dla siebie i dla rodziny. Przecież jutro też będziesz w pracy. Dobrze do niej znowu wrócić, ale źle nie wychodzić z niej wcale. 

 

8. Wyznacz sobie jasne granice, gdy kończysz pracę

Praca zdalna ma to do siebie, że łatwo dryfować do brzegu, do którego nie do końca chcemy akurat zmierzać. Po jednej stronie czekają na nas mielizny rozproszenia, po drugiej odmęty pracoholizmu. Podczas gdy w biurze większość z nas wychodzi jednak do domu o w miarę przyzwoitej porze, o tyle w domu łatwo popaść w stan, w którym w pracy będziemy nieustannie. 

Nie idź tą drogą. To prosta ścieżka do zawodowego wypalenia, przemęczenia i przygnębienia. A to ostatnie na co możesz sobie pozwolić w obecnej sytuacji.

Link został skopiowany